Selkeyttä projektinhallintaan ja vastuunjakoa johtamisjärjestelmään

Sermatechin palveluvalikoima kattaa mekaniikka- ja sähkösuunnittelun, valmistus- ja asennuspalvelut, kokonaisprojektitoimitukset, tuotantolinjat ja -solut sekä erikoiskoneet ja -laitteet. Sermatechin pääkonttori sijaitsee Ulvilassa ja muut toimipisteet ovat Raumalla, Raisiossa ja Seinäjoella. Yritys työllistää yhteensä 47 henkilöä ja sen liikevaihto vuonna 2019 oli 9,2 M€.

—Jotta yritys voi toimia tehokkaasti, kaikkien pitää tietää, mutta kaikkien ei tarvitse murehtia kaikesta, toteaa Sermatechin toimitusjohtaja Markku Uusitalo.

Tällä hän viittaa siihen, että isossa organisaatiossa tiedon pitää olla kaikkien saatavilla, mutta vastuiden sisällön pitää olla selkeästi määritelty ja vastuunjaon pitää olla kaikille selvää.

Sermatech kasvoi yritysoston myötä vuonna 2015. Kaupan myötä yrityksen johdettavaksi tuli yksi uusi toimipiste ja 26 uutta työntekijää. Kokonaisuuden yhtenäistämiseksi ja toiminnan selkeyttämiseksi Sermatech halusi käynnistää kehitysprojektin, jonka myötä projektien hallinnasta, tuotannosta, asiakastyöstä ja johtamisesta saataisiin selkeämpi ja toimivampi kokonaisuus, joka palvelisi organisaation kaikkia tasoja.

Kehitysprojektin päävastuulliseksi vetäjäksi he pyysivät Timo Hemmilän.

Käytänteiden yhtenäistäminen ja jalkauttaminen käytännön tasolle

Timo Hemmilä otti työkseen toimintatapojen yhtenäistämisen. Työ oli haastava, koska yritysoston myötä vuonna 2015 Sermatechilla oli käytössään kahden yrityksen käsikirjat sekä laaja kirjo käytössä olevia toimintatapoja.  Näistä piti poimia parhaimmat tai luoda kokonaan uudet. Lisäksi toimintatavat piti jalkauttaa käytännön tasolle.

Onnistuakseen työssään hyvin Hemmilä teki valtavan urakan tietojen keräämisessä, asioiden tarkemmassa tutkimisessa ja eri henkilöstöryhmien haastatteluissa.

Konkreettisia uudistuksia tehtiin mm. dokumenttien hallintaan liittyvässä ohjeistuksessa. Uudistustyössä hyödynnettiin jo olemassa olevaa järjestelmää, jonne dokumenttien tekemistä varten tehtiin yksiselitteiset ohjeet ja valmiit mallipohjat. Töitä tehtiin myös sertifikaattien saamiseksi, jotta kaupankäynti isojen vientiyritysten kanssa olisi suoraviivaisempaa ja ylipäänsä mahdollista.

—Laatusertifikaatit toimivat jo sellaisenaan takeena siitä, että toimintamme ja palvelumme laatu vastaavat asiakkaidemme odotuksia. Muutokset tiedonsiirrossa ja dokumentoinnissa tuovat sen sijaan meille selkeää rahallista hyötyä: Prosessimallin, ohjeiden ja mallien avulla olemme saaneet tiedonsiirron hallintaan ja tarkasti tehdyt dokumentit minimoivat virheet laskutuksessa ja nopeuttavat asioiden selvittämistä.

Yleisesti selkeät ohjeet ovat luoneet työyhteisöön turvallisuuden tunnetta ja uudet toimintatavat ovatkin saaneet kiitosta henkilöstöltä. Selkeästi hahmotettava kokonaisuus, tarkat ohjeet ja arjessa toimiva uusi työnteon rytmi on ollut kaikille myönteinen muutos.

—Timo on erinomainen keskustelija ja kykenee toimimaan sovittelijana haastavissakin tilanteissa. Hän osaa neuvotella ja keskustella rakentavasti siten, että kaikki osapuolet tulevat kuulluksi. Lisäksi hänellä on kyky jalkauttaa toimenpiteet käytännön tasolle positiivisessa hengessä, Uusitalo kertoo.

Vastuunjako, mittarit ja seuranta johtamisen tueksi

Johtamisjärjestelmän kivijalaksi tehtiin vuosikello, joka muistuttaa ympäri vuoden liiketoimintastrategiaa tukevien toimintojen seuraamisesta ja toteuttamisesta. Uusitalo alleviivaakin jatkuvan seurannan merkitystä ja toiminnan ja tulosten peilaamista myös tavoitteisiin. Kun tavoite on selkeä, toimintaa osataan muokata ja sopeuttaa erilaisiin tilanteisiin. 

—Käsikirjojen tekemisestä tai toimintatapojen kirjaamisesta ei ole mitään hyötyä, jos seuranta jää tekemättä. Timo on ottanut vastuun toiminnan järjestelmällisestä seurannasta ja huolehtii siitä, että toiminnot toteutuvat myös arjessa. Suosittelen Timoa ehdottomasti vastaavanlaisiin projekteihin.

Sermatechin kehitysprojekti toteutettiin Ely-keskuksen rahoittamalla hankkeella 2018-2020 välisenä aikana. Kesällä 2020 päättyneen projektin tuloksena syntyi prosesseja ja toimintatapoja, jotka jalkautettiin yrityksen toimintoihin. Projektin töiden tuloksena yritykselle myönnettiin sertifikaatit ISO 9001, ISO 45001 ja ISO 14001-standardeista.

Lisätietoja Ely-keskuksen rahoittamista projekteista voit kysyä suoraan Timo Hemmilältä 040 865 1264.

Kuvat: Hanna Maria Mäkelä, Sermatech Oy